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Bei größeren Aufträgen kannst du von Geschäftskunden vorab eine Anzahlung verlangen. Ist die Leistung erbracht, rechnet eine Schlussrechnung den vollen Wert ab und zieht bestätigte Anzahlungen ab. Ein Abrechnungsfall verbindet diese Rechnungen miteinander.

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Wer kann das tun?

Inhaber und Manager können für ihren Shop Abrechnungsfälle sowie Anzahlungs- und Schlussrechnungen anlegen. Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf die Rechnungsstellung.

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Wo finde ich das?

Wähle in der Web-App einen Shop in Deutschland, öffne Rechnungen und wähle Neue Rechnung. Unter Rechnungsart legst du fest, um welche Rechnung es geht.

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Anzahlungsrechnung erstellen

  1. Wähle unter Rechtlicher Firmenname den Kunden.
  2. Stelle Rechnungsart auf Anzahlungsrechnung.
  3. Wähle unter Abrechnungsfall den Auftrag. Für einen neuen Auftrag wählst du Neuer Abrechnungsfall, gibst unter Projekt- oder Auftragsname einen Namen ein, optional Vertragsreferenz und Voraussichtliches Leistungsdatum, und wählst Speichern.
  4. Trage das Voraussichtliche Leistungsdatum der geplanten Leistung ein. Es darf nicht vor dem Rechnungsdatum liegen.
  5. Beschreibe die vereinbarte Anzahlung in den Positionen und wähle Entwurf speichern.
  6. Öffne den Entwurf, wähle Rechnung ausstellen und bestätige.
Versende die Anzahlungsrechnung und erhalte die Zahlung wie bei jeder anderen Rechnung. Für denselben Abrechnungsfall sind mehrere Anzahlungsrechnungen möglich.

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Schlussrechnung erstellen

  1. Wähle Neue Rechnung und denselben Kunden.
  2. Stelle Rechnungsart auf Schlussrechnung.
  3. Wähle unter Abrechnungsfall denselben Auftrag. Bei vielen Einträgen hilft Abrechnungsfälle suchen.
  4. Prüfe Erhaltene Anzahlungen. Dort stehen die offenen Anzahlungsrechnungen dieses Falls mit den jeweils eingegangenen Zahlungen. Lautet der Hinweis Für diesen Abrechnungsfall sind keine bestätigten Anzahlungen verfügbar., wird nichts abgezogen.
  5. Gib das Leistungsdatum und Positionen über den Gesamtwert der Leistung ein, nicht nur über den Rest. Verwende dieselben USt.-Sätze wie in den Anzahlungsrechnungen. Das Leistungsdatum muss nach dem Eingang jeder Anzahlung liegen, und das Rechnungsdatum darf nicht davor liegen. Sonst lässt sich die Schlussrechnung nicht ausstellen.
  6. Wähle Entwurf speichern und danach Rechnung ausstellen.
Beim Ausstellen werden die bestätigten Anzahlungen abgezogen. Die Rechnung zeigt sie unter Aufstellung der Anzahlungen. Rechnungsrestbetrag nennt den Betrag, den der Kunde noch zahlen muss.

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Was sich mit der Schlussrechnung ändert

  • Abgezogen werden nur bestätigte Zahlungen. Eine unbezahlte Anzahlungsrechnung wird nicht abgezogen.
  • Zahlungslinks der Anzahlungsrechnungen dieses Falls funktionieren nicht mehr. Den Rest bezahlt der Kunde über die Schlussrechnung.
  • Der Abrechnungsfall nimmt keine neuen Rechnungen mehr an. Pro Fall gibt es nur eine aktive Schlussrechnung.
Stornierst du eine Schlussrechnung, wird ihr Abrechnungsfall wieder geöffnet. Die Anzahlungen stehen dann für eine neue Schlussrechnung zur Verfügung.

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Plattform- und Markthinweise

Diese Anleitung beschreibt die Web-App. Anzahlungs- und Schlussrechnungen gibt es für Shops in Deutschland, immer in Euro.

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Fehlerbehebung

  • Ein Abrechnungsfall gehört zu genau einem Kunden. Fehlt ein Fall in der Liste, prüfe den gewählten Kunden.
  • Wird die Schlussrechnung abgelehnt, weil gerade eine andere Rechnung den Fall abschließt, warte kurz und lade die Seite neu.
  • Eine Anzahlung in Bearbeitung erscheint als Autorisiert. Warte die Bestätigung ab, bevor du die Schlussrechnung ausstellst.
  • Schlägt das Ausstellen fehl, lies die Meldung an der Rechnung, behebe das Problem und wähle Ausstellung erneut versuchen.

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