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Ist eine Rechnung ausgestellt, kannst du ihre Dokumente herunterladen, sie per E-Mail an den Kunden senden und die Zahlung verfolgen. Bezahlt wird per Karte über den Zahlungslink auf der Rechnung.

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Wer kann das tun?

Inhaber und Manager können Rechnungen ihres Shops herunterladen, versenden und exportieren und Zahlungslinks erstellen. Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf die Rechnungsstellung.

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Wo finde ich das?

Wähle in der Web-App einen Shop in Deutschland, öffne Rechnungen und wähle in der Liste die Rechnungsnummer. Mit Rechnungsnummer oder Kunde suchen, Status und Rechnungsart findest du sie schneller.

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Rechnung herunterladen oder senden

Die Schaltflächen erscheinen, sobald die Rechnung Ausgestellt ist.
  1. PDF herunterladen liefert die lesbare Rechnung, XML herunterladen die strukturierte Rechnungsdatei.
  2. Für den E-Mail-Versand wählst du Rechnung senden.
  3. Prüfe die Empfänger-E-Mail. Vorausgefüllt ist die gespeicherte Rechnungs-E-Mail des Kunden.
  4. Bestätige mit Rechnung senden.
Die E-Mail geht auf Deutsch hinaus, PDF und XML hängen an. Im Versandverlauf siehst du jeden Versand mit seinem Status. Ein fehlgeschlagener Versand erscheint als Ausstellung fehlgeschlagen, darunter steht der Grund. Versand angefordert heißt nur, dass Tapp mit dem Versand begonnen hat. Ist ein Versand fehlgeschlagen oder sein Ergebnis unklar, prüfe zuerst den Versandverlauf und sende erst dann erneut.

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Zahlung erhalten

Ist ein Betrag fällig, enthält das Rechnungs-PDF einen sicheren Zahlungslink. Als Zahlungsreferenz dient die Rechnungsnummer. Der Bereich Zahlung zeigt Eingegangene Zahlungen und Offener Betrag.
  1. Steht dort Zahlungslink erstellen, wähle es.
  2. Mit Zahlungslink kopieren teilst du den Link, mit Zahlungsseite öffnen prüfst du ihn.
  3. Warte auf die Bestätigung der Zahlung. Danach erscheint sie im Zahlungsverlauf, und der offene Betrag wird aktualisiert.
Der Link führt zu einer sicheren Zahlungsseite auf Deutsch. Er gilt bis zum Ende des Fälligkeitsdatums nach deutscher Zeit und funktioniert danach nicht mehr. Zahlungen auf anderem Weg, etwa per Überweisung, lassen sich in Tapp nicht erfassen. Die Rechnung bleibt dann Offen. Eine Zahlung in Bearbeitung erscheint als Autorisiert. Solange sie läuft, wird kein neuer Link angeboten.

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Zahlungsstatus lesen

Neben Ausgestellt steht der Zahlungsstatus der Rechnung:
  • Offen: Es ist noch ein Betrag offen.
  • Bezahlt: Es ist nichts mehr fällig. Auch eine stornierte, noch unbezahlte Rechnung zeigt Bezahlt, weil die Stornorechnung sie ausgleicht. War sie schon bezahlt, zeigt sie Erstattung fällig.
  • Erstattung fällig: Nach Rechnungskorrekturen hat der Kunde mehr bezahlt, als noch fällig ist. Erstatte die Differenz.
  • Geschlossen: Die Rechnung nimmt keine Zahlungen mehr an.
Eine Rechnung aus einer bezahlten Bestellung ist bereits mit der Zahlung der Bestellung beglichen. Sie hat daher keinen Zahlungslink.

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Export für die Buchhaltung

  1. Wähle auf der Seite Rechnungen den Export für die Buchhaltung.
  2. Lege Von Datum und Bis Datum fest. Der Zeitraum umfasst höchstens 366 Tage.
  3. Wähle ZIP herunterladen.
Die ZIP-Datei enthält CSV-Dateien mit ausgestellten Rechnungen, Umsatzsteuer, bestätigten Zahlungen und Zuordnungen sowie Buchungshinweise. Laut Hinweis in der App ist sie ein Prüfregister und kein DATEV-Import.

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Plattform- und Markthinweise

Diese Anleitung beschreibt die Web-App. Dein Kunde öffnet die Zahlungsseite im Webbrowser. Zahlungsseite und Rechnungs-E-Mail sind auf Deutsch. Rechnungen gibt es für Shops in Deutschland, immer in Euro.

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Fehlerbehebung

  • Fehlen die Schaltflächen zum Herunterladen oder Senden, ist die Rechnung noch nicht ausgestellt. Stelle den Entwurf zuerst aus.
  • Scheitert das Erstellen eines Links, lies die Meldung. Nach Ablauf des Fälligkeitsdatums lässt sich kein neuer Link mehr erstellen. Bleibt die Meldung bestehen, wende dich an den Tapp-Support.
  • Hat der Kunde keine E-Mail erhalten, prüfe die Adresse im Versandverlauf und bitte ihn, seinen Spamordner zu kontrollieren.

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