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Unter Rechnungen in der Web-App stellst du Geschäftskunden für einen Shop in Deutschland eine Rechnung. Dabei entsteht zuerst immer ein Entwurf. Erst beim Ausstellen erhält die Rechnung ihre Nummer, und ihr Inhalt wird festgeschrieben.

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Wer kann das tun?

Inhaber und Manager können Rechnungskunden verwalten sowie Rechnungen für ihren Shop erstellen und ausstellen. Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf die Rechnungsstellung.

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Wo finde ich das?

Wähle in der Web-App einen Shop in Deutschland und öffne im Seitenmenü Rechnungen. Die Seite hat die Reiter Rechnungen und Kunden.

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Geschäftskunden anlegen

  1. Öffne Kunden und wähle Kunden hinzufügen.
  2. Fülle das Feld Rechtlicher Firmenname aus. Suche die Adresse unter Straße und Hausnummer oder trage sie mit Postleitzahl und Ort selbst ein.
  3. Ergänze bei Bedarf Rechnungs-E-Mail, eine deutsche USt-IdNr. und eine Käuferreferenz.
  4. Prüfe das Zahlungsziel (Tage) zwischen 0 und 70 und wähle Speichern.
Kunden gelten für alle Shops deines Unternehmens. Über Bearbeiten änderst du ihre Angaben. Bereits ausgestellte Rechnungen behalten die Angaben vom Zeitpunkt der Ausstellung.

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Entwurf vorbereiten

  1. Wähle Neue Rechnung.
  2. Suche unter Rechtlicher Firmenname den Kunden und wähle ihn aus. Das Fälligkeitsdatum wird beim Auswählen aus seinem Zahlungsziel berechnet. Änderst du danach das Rechnungsdatum, prüfe es erneut.
  3. Lass die Rechnungsart auf Rechnung, wenn Waren geliefert oder Leistungen erbracht sind. Anzahlungs- und Schlussrechnungen beschreibt eine eigene Anleitung.
  4. Kontrolliere Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Leistungsdatum. Das Leistungsdatum darf nicht nach dem Rechnungsdatum liegen, das Fälligkeitsdatum nicht davor.
  5. Erfasse für jede Position Beschreibung, Menge, Einheit (Stück, Stunde oder Tag), Einzelpreis ohne USt. und einen USt.-Satz von 19 % oder 7 %. Mit Position hinzufügen legst du weitere Zeilen an.
  6. Füge bei Bedarf eine Käuferreferenz oder Hinweise hinzu. Hinweise erscheinen auf der Rechnung, je Zeile einer und höchstens 10.
  7. Prüfe die Vorschau der Summen und wähle Entwurf speichern.
Ein Entwurf hat noch keine Rechnungsnummer. Öffne ihn in der Liste und wähle Bearbeiten, um ihn anzupassen.

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Mit einer bezahlten Bestellung beginnen

Braucht ein Geschäftskunde eine Rechnung für einen bereits an der Kasse bezahlten Kauf:
  1. Wähle Aus bezahlter Bestellung.
  2. Trage die im Verlauf angezeigte Bestellnummer als Kassenbestellungs-ID ein.
  3. Wähle den Kunden, prüfe das Rechnungsdatum und ergänze bei Bedarf eine Käuferreferenz.
  4. Wähle Entwurf speichern.
Positionen, Umsatzsteuer und Zahlung stammen aus der Bestellung und lassen sich nicht bearbeiten. Der Entwurf ist als Bezahlte Kassenbestellung gekennzeichnet. Die Bestellung muss vollständig mit einer einzigen Zahlung beglichen sein, also nicht geteilt, und ihren Kassenbeleg haben. Sie darf weder erstattet sein noch schon eine Rechnung haben. Kartenzahlungen müssen bereits abgewickelt sein, und das Rechnungsdatum darf nicht vor dem Bestelldatum liegen.

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Rechnung ausstellen

  1. Öffne den Entwurf und prüfe Kunde, Daten, Positionen und Summen.
  2. Wähle Rechnung ausstellen und bestätige.
  3. Warte, solange der Status Wird ausgestellt lautet. Die Seite aktualisiert sich von selbst.
Mit dem Status Ausgestellt hat die Rechnung ihre Nummer aus dem Nummernkreis des Shops, und ihr Inhalt ist festgeschrieben. Für Änderungen brauchst du ein Korrekturdokument.

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Plattform- und Markthinweise

Diese Anleitung beschreibt die Web-App. Rechnungen gibt es nur für Shops in Deutschland, immer in Euro.

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Fehlerbehebung

  • Einrichtung vor dem Ausstellen abschließen nennt fehlende Angaben: rechtlicher Name und Anschrift deines Unternehmens sowie Steuernummer oder USt-IdNr. Steuernummer und USt-IdNr. kann nur der Inhaber ändern (siehe Steuerangaben deines deutschen Unternehmens aktualisieren).
  • Beim Ausstellen darf das Rechnungsdatum nicht in der Zukunft liegen. Das Fälligkeitsdatum darf nicht schon vorbei sein und höchstens 70 Tage in der Zukunft liegen. Passe die Daten im Entwurf an und stelle die Rechnung erneut aus.
  • Zeigt der Status Ausstellung fehlgeschlagen, lies die Meldung, behebe das Problem und wähle Ausstellung erneut versuchen.
  • Wurde das Ausstellen unterbrochen, kann Zurück zum Entwurf erscheinen. Wähle es, prüfe den Entwurf und stelle ihn erneut aus.
  • Wird eine Bestellung abgelehnt, prüfe sie im Verlauf anhand der Bedingungen unter Aus bezahlter Bestellung oben.

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